Realisatie · Oproeprapport
Elke ochtend een overzicht vande oproepen van elke praktijk
Een groep tandartsklinieken, twee praktijken, één gemeenschappelijke telefooncentrale. De directie wilde weten hoeveel oproepen van patiënten verloren gingen, en wanneer.
Het probleem
De telefoniesoftware registreert elke oproep, maar niemand heeft de tijd om de logboeken te openen. Gemiste oproepen werden pas zichtbaar bij een klacht.
Voor, na
Na
- 3CX-telefonieoproephistoriek van de twee praktijken
- Ochtendrapportom 7 uur, opnamepercentage per praktijk
- Patiënten om terug te bellenin de tool van het onthaal
Wat we gedaan hebben
- 01
Een jaar oproepen analyseren
We haalden twaalf maanden historiek uit de telefooncentrale en zetten die om per praktijk, per maand en per uur. Resultaat: een duidelijk beeld van de piekuren, de oproepen tijdens de sluiting en de oproepen die na enkele seconden afgebroken werden.
- 02
Een dagelijks rapport automatiseren
Elke ochtend om 7 uur krijgt de directie per mail het overzicht van de dag ervoor, in één oogopslag leesbaar: het opnamepercentage van elke praktijk tijdens de openingsuren, in kleur (groen, oranje, rood); het verschil met het gemiddelde van de laatste 7 dagen; de gemiste oproepen en hoeveel patiënten teruggebeld werden; het zwakste uur van de dag.
- 03
Het terugbellen bij het onthaal laten
Het rapport dient om te sturen, niet om mee te werken. De patiënten die teruggebeld moeten worden, blijven in de tool van het onthaal, daar waar het team al werkt.
Wat het verandert
- De directie ziet de volgende dag wat ze vroeger pas op het einde van de maand zag.
- Openingsuren en extra bezetting kunnen op feiten afgestemd worden.
- Niemand voert iets in: het rapport bouwt zichzelf op.
Voor wie
Elke praktijk of kmo met 3CX-telefonie (of een andere telefooncentrale die de oproephistoriek bijhoudt) en meerdere vestigingen of meerdere onthaalwachtrijen.
En uw oproepen, waar gaan die verloren?
We bekijken samen de historiek van uw telefooncentrale.